MEVZUATIMIZDA DERNEKLERİN DEFTER VE BELGELERİNİN MUHAFAZASI İLE İLGİLİ DÜZENLEMELER

I. İŞLETME USULÜ DEFTER:

1) Karar Defteri: Yönetim kurulu kararları tarih ve numara sırasıyla bu deftere yazılır ve kararların altı toplantıya katılan üyelerce imzalanır.

2) Üye Kayıt Defteri: Derneğe üye olarak girenlerin kimlik bilgileri, derneğe giriş ve çıkış tarihleri bu deftere işlenir. Üyelerin ödedikleri giriş ve yıllık aidat miktarları bu deftere işlenebilir.

3) Evrak Kayıt Defteri: Gelen ve giden evraklar, tarih ve sıra numarası ile bu deftere kaydedilir. Gelen evrakın asılları ve giden evrakın kopyaları dosyalanır. Elektronik posta yoluyla gelen veya giden evrak çıktısı alınmak suretiyle saklanır.

4) Demirbaş Defteri: Derneğe ait demirbaşların edinme tarihi ve şekli kullanıldıkları veya verildikleri yerler ve kullanım süreleri dolduranların kayıttan düşürülmesi bu deftere işlenir.

5) İşletme Hesabı Defteri: Dernek adına alınan gelirler ve yapılan giderler açık ve düzenli olarak bu deftere işlenir.

6) Alındı Belgesi Kayıt Defteri (EK-10): Alındı belgelerinin seri ve sıra numaraları, bu belgeleri alan ve iade edenlerin adı, soyadı ve imzaları ile aldıkları ve iade ettikleri tarihler bu deftere işlenir.

II. BİLANÇO USULÜ DEFTER:

1) Yevmiye Defteri, Büyük Defter ve Envanter Defteri.

2) Karar, üye kayıt, evrak kayıt, demirbaş ve alındı belgesi kayıt defteri.

Defter ve Vesikaları Saklama Süresi:

• Dernekler Kanunu ve V.U.K.’nda: 5 yıldır.

• T.T.K. ve Sosyal Güvenlik Mevzuatında: 10 yıldır.

Kısaca derneklerde defter ve belgelerin 10 yıl saklanmasını tavsiye ederim.